Wachtlijst en/of proefdeelnemers beheren

Wachtlijst en/of Proefdeelname beheren 

Bij de lessen kan je instellen of je wilt werken met lessen waar je proefdeelnemers aan wilt toevoegen en/of dat je een wachtlijst wilt aanhouden.

Dit stel je in bij de de les zelf bij het blok 'Inschrijven'. 

• Wachtlijstdeelnemers stel je in via de regel 'Aantal personen' - 'Gebruik wachtlijst'. Vul de checkbox in en geef aan uit hoeveel personen de wachtlijst maximaal mag bestaan.
• Proefdeelnemers stel je in via de regel 'Aantal proef-deelnames'

Zodra je deze hebt ingesteld, zal er bij de totalen nog een blokje 'Wachtlijst' verschijnen. Daarnaast zal er ook een extra tab 'Wachtlijst' toegevoegd worden, naast de tab 'Deelnemers' die al bestaat.

Los hiervan zullen bij inschrijfformulieren, die gekoppeld zijn aan deze lessen, bij het lessenblok aanvullende checkboxes verschijnen, die je kan aanvinken als je bij aanname al weet dat dit een proeflesser zal zijn of dat deze eerst naar de wachtlijst moet. N.B. Is de limiet van het aantal deelnemers bereikt dan zal de inschrijving van de deelnemer automatisch de status wachtlijst krijgen. Hierbij zal de inschrijving in het tabblad 'Wachtlijst' verschijnen. In deze status zal je deze deelnemer niet terugzien in de standaard selecties die hiervoor beschikbaar zijn. Wil je dit wel terugzien, dan moet je de inschrijving aannemen, zonder de status wachtlijst aan te passen. Dan komt hij wel in de selectie terug.

N.B. Iemand wordt of wachtlijstlid of proefdeelnemer, dus je neemt diegene met een van deze statussen aan. Dus komt hij/zij op de wachtlijst, dan geef je hem/haar deze status. Kan die mee gaan doen als proeflid, dan verander je de status wachtlijst in de status proeflid. In veel gevallen kan het nuttig zijn om deze leden aan te nemen met een ander relatietype. In veel gevallen het relatietype Proeflid. Dit met name vanwege het voorkomen van facturatie van bijvoorbeeld inschrijfgeld en/of uitwisseling met de bond (zie hieronder voor meer uitleg).

Ook zal er bij de deelnemers en de wachtlijst  een selectieveld verschijnen waar je de status in kan vastleggen.

Via de kolom verplaats kan je iemand vanuit de wachtlijst naar de status 'Deelnemer' ofwel 'Proefdeelnemer' of juist andersom verplaatsen.

Facturatie
Alleen deelnemers zullen indien van toepassing voor deelname een factuur ontvangen. Dit geldt niet voor de status proefdeelname en/of wachtlijst.
N.B. dit geldt niet voor eventueel inschrijfgeld. Dus werken jullie met inschrijfgeld die altijd toegevoegd wordt en een proefdeelnemer hoeft dit niet te betalen, dan kan je deze deelnemers bij aanname beter koppelen aan een relatietype waar niet automatisch een activiteit wordt toegevoegd. Veelal wordt hier het relatietype 'Proeflid' voor gebruikt.

Uitwisseling met de bond
Wil je de wachtlijst- en/of proefdeelnemers niet uitwisselen met de bond, kan je het best een ander relatietype gebruiken, waarbij je aangeeft dat dit relatietype niet uitgewisseld moet worden met de bond. Veelal wordt het het relatietype 'Proeflid' voor gebruikt. 

Relatietype niet beschikbaar? Schiet dan een ticket in om dit te laten aanmaken.

Wat te doen als een proeflid stopt?
Het beste kan je bij aanname al gelijk een einddatum toevoegen, zowel bij de les als in de hoofdkaart. Dan hoef je er verder niet naar om te kijken.

Wat te doen als een proeflid doorgaat?
Ga dan naar de relatiekaart, zet het relatietype om in Lid en haal (indien van toepassing) de t/m datum in de hoofdkaart weg. Ga vervolgens naar de lessenkaart en voeg de les nogmaals toe, maar dan zonder de status proefles, met daarin de datum dat het lid echt gaat starten en dus vanaf dat moment moet gaan betalen voor de les.
Let op: Kan je geen tweede lesregel toevoegen, dan staan de instellingen bij het bijbehorende lestype niet goed. Ga in dat geval naar de les/evenementtype instellingen en vink daar de checkbox '1 regel per les/evenement' uit.