Facturatiegroepen: templates koppelen per activiteit of groep

Onze facturatie module hebben wij wederom uitgebreid. Vanaf nu is het mogelijk om per activiteit of groep een factuur template of afdrukformulier te koppelen. Hoe je dit moet instellen? Dit lees je hieronder in het volgende stappenplan:

Stap 1:
Om gebruik te maken van aparte templates of afzend adressen per groep, maak je een aparte factuurtemplate aan per groep. Je kunt uiteraard de bestaande template behouden en toewijzen aan activiteit 1, terwijl je voor activiteit 2 dan een nieuwe template maakt. Nieuwe templates maak je via Facturatie >> Instellingen >> Onder het blok "Algemeen" >> Afdrukformulieren.

Stap 2:
Ga naar Facturatie >> Implementatie overzicht >> klik op "verder" naast "Facturatiegroepen - beheren van facturatiegroepen". Hier kun je eenvoudig de groepen aanmaken die je apart wilt factureren en / of die elk een eigen afzender of template nodig hebben. Het aanmaken van de groepen wijst eigenlijk vanzelf. Klik op de "Voeg toe" knop om deze toe te voegen. Koppel vervolgens de gewenste template (afdrukformulier) aan de juiste groep.

Stap 3:
Ga naar Activiteiten & Teams >> Instellingen >> Activiteiten en klik op "Wijzigen". Hier kun je via de kolom 'Facturatiegroepnaam' aan de activiteit een facturatiegroep koppelen. 
Maken jullie gebruik van seizoensgebonden contributies bij lessen, dan kan je ook hier aparte templates per lestype kiezen. Dit stel je dan in via de weg Lessen >> Instellingen >> Les/Evenementtypes. Daar zie je ook de kolom 'Facturatiegroepcode', van waaruit je de bijbehorende facturatiegroep kan koppelen.

Stap 4:
Let op: belangrijk is om ervoor te zorgen dat je het volledige facturatie proces voor elke activiteit afzonderlijk uitvoert. Inclusief het factureren, boeken en met name ook het versturen van de facturen. Het systeem kan namelijk geen gezamenlijke verzending uitvoeren, omdat het dan niet weet welke template gebruikt moet worden. Dit kan leiden tot foutmeldingen, en die proberen we juist te voorkomen. Houd hier daarom rekening mee.