Betaling inkoopfactuur
Een betaling van een inkoopfactuur kan op twee manieren gedaan worden:
- Er kan rechtstreeks bij de bank een betaalopdracht gemaakt worden. Tip: Geeft dan het factuurnummer uit AllUnited mee, waarmee de factuur is aangemaakt. Dus bijv. 60000010. Bij het inlezen van het bankbestand wordt deze betaling herkend en zal op de inkoopfactuur worden gezet. Dit wordt hier verder niet besproken.
- Er kan een betaalbestand aangemaakt worden voor de inkoopfacturen.
Via het menupad: boekhouding > auto inc./bet. kunnen incasso bestanden en betaalbestanden worden aangemaakt.
Via het menupad: boekhouding > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een betaalbestand. Zie: Instellingen boekhouding grootboekrekeningen
Hieronder wordt aangegeven hoe een betaalbestand voor inkoopfacturen wordt aangemaakt.
Via het menupad: boekhouding >> auto inc./bet. wordt onderstaand scherm getoond.
Het betaalproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.
- Stap 1 is het aanmaken van de posten
- Het tweede blok geeft de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren
- Stap 2 is het aanmaken van het betaalbestand
- Het vierde blok geeft de mogelijkheid om alle posten van stap 1 te storneren als blijkt dat het niet goed is gegaan.
Hieronder wordt het betaalproces besproken.
Om een betaalbestand aan te maken, moeten de vinkjes bij crediteuren en Betaling gezet worden.
De betaalwijze is alleen relevant bij het aanmaken van een incassobestand en heeft hier geen functie.
De incasso/betaaldatum kan aangepast worden met de gewenste betaaldatum.
Als de betalingen zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel betalingen er zijn aangemaakt.
Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus een controle plaatsvinden of dit de juiste posten zijn.
Bij betaling van inkoopfacturen zullen de posten negatief zijn.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.
Mocht een betaling in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in het betaalbestand dan kan stap 1 ongedaan gemaakt worden.
Noteer de relatie waarvan de factuur niet meegenomen mag worden. Klik op terug zodat het overzichtsscherm weer wordt getoond.
Verwijder daarna alle betalingen door op knop storneren te drukken in het onderste blok.
Via het menupad: boekhouding >> crediteuren kan dan de relatie opgezocht worden. Klik door op de relatie en het crediteurenscherm van de relatie wordt getoond.
Door in onderstaand scherm de vervaldatum aan te passen en deze in de toekomst te zetten, wordt deze factuur niet meegenomen bij het aanmaken van het betaalbestand.
Daarna kan weer terug gegaan worden naar stap 1 van het betaalbestand en kunnen de posten opnieuw aangemaakt worden.
Zijn alle posten juist dan kan het betaalbestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.
Vink Betaling aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.
Controleer of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.
Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte betaalbestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.
Het betaalbestand begint met het jaar, de maand, de dag, het uur, de minuut en de seconde en daarachter SEPA_SCT_PAIN001.xml. Op die manier is een bestandsnaam altijd uniek.
In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".
Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze betaalbatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.
Dus blijven er hier posten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.
Het laatste blok Storneren van niet geïncasseerde of betaalde documenten kan worden uitgevoerd als blijkt dat stap 1 onterecht is uitgevoerd. Of indien er iets helemaal fout is gegaan in het proces. Druk dan op storneren en stap 1 wordt weer ongedaan gemaakt.
Het aanmaken van een betaalbestand is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld en het betalingbestandtype goed is ingevuld zoals hieronder
