Zaken belangrijke zaken bij jaarovergang.

Het boekjaar blokkeren, deblokkeren of afsluiten

Via het menupad: boekhouding >> instellingen >> boekperioden kan:

1.      Een nieuwe boekjaar aangemaakt worden. Op de lege regel onderaan wordt dan het boekjaar ingegeven en daarachter de begindatum van het nieuwe boekjaar;

2.      Een boekjaar geblokkeerd of gedeblokkeerd worden.
Door het vinkje “Periode geblokkeerd” aan te zetten wordt het boekjaar geblokkeerd.
Zorg dat het boekjaar in de toekomst geblokkeerd is  Dat geeft een foutmelding bij een typefout bij 01-01-2081 in plaats van 01-01-2018 bij het boeken.
Deze blokkade kan er op elk moment weer afgehaald worden.

3.      Het boekjaar definitief afgesloten worden.
Als de cijfers definitief zijn goedgekeurd bijvoorbeeld op de ALV dan kan het jaar definitief worden gesloten en het resultaat geboekt.  Via de knop “Einde jaar” wordt dan het boekjaar definitief gesloten en tevens een boeking voor het resultaat gemaakt:
a.      In de verlies en winst meestal op grootboekrekening 9999
b.      Op de balans op een grootboekrekening die bij het verenigingskapitaal hoort.

       4. Als het boekjaar definitief is gesloten staat ook een vinkje bij “Eindejaar geblokkeerd”
   (Dit vinkje is alleen door AllUnited te verwijderen indien nodig)

 \

Hoe wordt bepaald in welk boekjaar wordt geboekt?

De boekdatum bepaalt in welk boekjaar wordt geboekt.

1.      Bij een factuur is dat de factuurdatum

2.      Bij een bankafschrift is dat de datum van de afschriftregel

3.      Bij een document/memoriaalboeking is het de documentdatum

Als beide boekjaren open staan dan kan er in beide boekjaren geboekt worden.

Let op: het antedateren van een factuur (dus een factuur met een eerdere datum boeken dan de huidige datum kan een strafbaar feit zijn). In AllUnited staat deze optie daarom standaard uit. Het is wel mogelijk om wel een eerdere datum te gebruiken.  

Via het menupad : facturatie >> instellingen >> factuurtypen  kan de controle op de datum uitgezet worden. 
Door het vinkje aan te zetten bij  “Blok datum chk” wordt de controle op de datum uitgezet. Dit kan voor alle factuurtypes gedaan worden, dus bij alle regels kan dit vinkje aangezet worden.

Aansluiting van debiteuren en crediteuren bij de jaarcijfers

Als er in twee boekjaren tegelijk wordt geboekt dan kan er ook op de debiteuren of crediteuren geboekt zijn.

Via het menupad : boekhouding >> debiteuren   of   crediteuren  wordt altijd alleen het actuele saldo gegeven, dat sluit dus altijd aan bij de cijfers van het lopende boekjaar.
Als er een overzicht nodig is van de debiteuren of crediteuren dat aansluit bij de jaarcijfers dan is dat mogelijk.

Via het menupad: boekhouding >> rapportages >> Rekening details 
kan een  overzicht van de debiteuren en/of crediteuren opgevraagd worden op een bepaalde datum, dus ook op de einddatum van een boekjaar.