Aanpassen van de toegestane groepen

De toegestane groepen binnen het afhangbord kunnen vrij divers worden vastgelegd. Standaard levert AllUnited dat alle leden en elke tijdelijke pas gebruik kan maken binnen het afhangbord. Dat betekent dat AllUnited nog geen rekening heeft gehouden met de verschillende rechten bij diverse lidmaatschappen (bijv. actief lid, rustend lid, daglid, etc.). Deze groepen zijn allemaal in te stellen maar zal de vereniging zelf dienen te doen. 

Overleg met de ledenadministratie kan in deze situatie wijselijk zijn. Zij werken al langer met AllUnited en zijn goed op de hoogte welke leden onder welke groepen vallen. De ledenadministratie dient sowieso alle tijdelijke passen binnen AllUnited vast te leggen. Tot op heden beschikt AllUnited niet over een  mogelijkheid om deze passen automatisch in het AllUnited systeem van de vereniging te krijgen. Voor het aanmaken van de tijdelijke passen kan de ledenadministratie via deze link de benodigde werkwijze vinden. 

1.) Bezoek Planning > Instellingen > Planningoverzicht / Afhang-instellingen - knop 'Wijzigen'. Selecteer het juiste rooster door achter het rooster op 'Afhangbord' te klikken.
2.) Kies voor 'Tonen' onder ' Toegestane groepen' achter de benodigde tijdsregel
Er verschijnt een pop-up venster met hierin de toegestane groepen (Relatietype Lid & Relatietype Tijdelijk).
Dit betreffen de groepen die gebruik mogen maken van het afhangbord. Val je als persoon niet binnen één van de groepen, kan je geen gebruik maken van het afhangbord (bijv. een sponsor).
3.) Door de regel aan te vinken onder het prullenbak icoon, kan een regel worden verwijderd. Via 'Voeg toe' kan een nieuwe regel worden aangemaakt. In de meeste gevallen wordt gekozen om af te stappen van het relatietype 'Lid' en deze aan te passen naar de diverse lidmaatschapsvormen. Vaak wordt er daarom onder 'Groepstype' gekozen voor 'Activiteit - categorie' en verschijnen er onder 'Groep' de diverse mogelijkheden waaronder tennis - actief lid, e.d.
4.) Zijn de juiste groepen aangemaakt en de te verwijderen regels aangevinkt, kan je kiezen voor 'Sluiten' of het kruisje om het pop-up venster te sluiten.
5.) Door op 'Bewaren' te drukken, worden de gedane aanpassingen opgeslagen.

Wat doen de overige kolommen na 'Groep'?

- 'Tijd vanaf' en 'Tijd t/m' is de tijd die deze groep geautoriseerd is om gebruik te maken van het afhangbord.
- 'Leeftijd vanaf' en 'Leeftijd t/m' wordt gebruikt als leeftijd binnen een groep van belang is.

Zie het onderstaande voorbeeld:

voor een planning waarin iedereen van 08:00 tot 11:00 mag afhangen, en daarna van 11:00 tot 12:00 er een speciaal uurtje is waar alleen Jeugdleden zouden kunnen spelen. 
Hierna tot 20:00 kunnen alle leden weer afhangen, maar na 20:00 moet je 18 of ouder zijn om af te kunnen hangen. 

- Mogelijkheid tot blokkeren van groepen relaties voor het afhangbord.
Bijvoorbeeld dat een lid niet betaald en dat een penningmeester kan aangeven dat dit persoon daarom niet meer kan afhangen tot dat hij of zij heeft betaald en de penningmeester dit persoon weer kan vrijgeven.
Blokkeren gebruiken we alleen indien een persoon valt onder de toegestane groepen. Valt een persoon niet onder een toegestane groep (bijv. sponsor) is deze persoon sowieso niet geautoriseerd om gebruik te maken van het afhangbord. Het is ook mogelijk om een speciale functie aan te maken en deze bij een lid te koppelen om op deze manier handmatig bepaalde leden van het afhangbord te blokkeren. 

- Sorteer is om de volgorde van de toegestane groepen door het systeem te laten bepalen. 
Bijvoorbeeld: De geblokkeerde groepen zullen nagenoeg altijd een lagere sorteerwaarde hebben (oftewel bovenaan staan) dan de toegestane groepen. Relatietype: Lid kan bijvoorbeeld de gehele periode spelen. Hier boven zou de functie Geblokkeerde Leden staan, deze heeft dus een lagere sorteerwaarde en prioriteit boven de groepen er onder. Zo kan iemand een normaal lid zijn, met een speciale functie die het lid van het afhangbord blokkeert. 

Wat gebeurt er wanneer een lid binnen meerdere groepen valt? 

Wanneer er meerdere groepen zijn ingesteld, zou het mogelijk zijn dat een lid binnen meerdere groepen valt. Elk van deze verschillende groepen zou een verschillende tijdsperiode ingesteld kunnen hebben, of voor een bepaalde periode geblokkeerd zijn. 

Al deze tijden worden zo goed mogelijk gecombineerd. Wanneer er een overlap van tijden is, heeft de groep met de laagste sorteerwaarde (= dus bovenaan in de lijst van groepen) voorrang over de groepen er onder. 

Dezelfde planning als voorheen is ook mogelijk te maken door onderstaande volgorde waar in we gebruik maken, zie onderstaande screenshot:

Voor een planning waarin iedereen van 08:00 tot 11:00 mag afhangen, en daarna van 11:00 tot 12:00 er een speciaal uurtje is waar alleen Jeugdleden zouden kunnen spelen. 
Hierna tot 20:00 kunnen alle leden weer afhangen, maar na 20:00 moet je 18 of ouder zijn om af te kunnen hangen.