Boekhouding aanmanen
Via het menupad: boekhouding > aanmanen kunnen alle openstaande debiteuren waarvan de vervaldatum is verstreken een betalingsherinnering of aanmaning sturen.
Let op!!! Zie voor alle belangrijke instellingen het aanmaanproces Zie: Aanmaanproces
Onderstaand scherm wordt getoond:
- Bij stap 1 Aanmanen worden de aanmaanposten aangemaakt.
- Bij Aanmaanlijst kunnen de posten gecontroleerd worden.
- Bij stap 2 aanmaanbrieven aanmaken, worden de aanmaanbrieven gemaakt.
Met het vakje simuleren aangevinkt, kunnen de brieven eerst bekeken worden voordat ze verstuurd worden. - Het laatste blok kan gebruikt worden om bij een omnivereniging inzicht te krijgen naar de openstaande posten per afdeling. Dit wordt hier verder niet besproken. Als daar behoefte aan is, dan kan hiervoor een helpdesk ticket aangemaakt worden.
Stap 1 Het aanmaken van de aanmaanposten.
Dit is een stap die niet meer teruggedraaid kan worden. Dus let goed op als er gebruik gemaakt wordt van een extra opslag voor administratie kosten. Deze worden bij stap 1 aangemaakt en kunnen niet meer teruggedraaid worden.
Kijk ook naar de stappen die beschreven staan bij Zie: Aanmaanproces voordat stap 1 wordt gedaan, zoals het verwerken van de bankafschriften, het controleren van de debiteurenlijst. Het maken van de incassoposten etc.
Als alles goed is voorbereid kan op de knop start gedrukt worden.
De aangemaakte posten worden dan in onderstaand scherm getoond.
Door hier op start te drukken worden de debiteuren getoond waarvoor een aanmaanbrief aangemaakt kan worden.
Hier kan dan nog een visuele controle uitgevoerd worden.
Moet een aanmaning niet worden verstuurd, dan kan doorgeklikt worden op de naam van de debiteur en kan het aanmaanniveau of de vervaldatum aan worden gepast.
Wordt in onderstaand voorbeeld de vervaldatum aangepast naar bijvoorbeeld eind mei, dan worden er tot die datum geen nieuwe aanmaningen meer verstuurd.
Vervolgens kan stap 2 van het aanmaanproces uitgevoerd worden. Onderstaand blok wordt dan gebruikt.
In bovenstaand scherm moet per aanmaanniveau het proces doorlopen worden.
Er kan geselecteerd worden op relatietype en er kan een tweede afdrukformulier gemaakt worden als bijv. voor de sponsoren een andere tekst gewenst is dan voor de contributiefacturen.
Met het vinkje simuleren kan op afdruktonen gedrukt worden om een pdf in concept te zien van alle aanmaanbrieven.
LET OP: als het de bedoeling is om de aanmaningen per mail te versturen, dan moet vinkje simuleren worden weggehaald. Daarna wordt op E-mail versturen gedrukt. Heeft een relatie geen emailadres, dan blijft de aanmaning staan en kan deze alsnog per post verstuurd worden.
Als de stap voor een bepaald aanmaanniveau is uitgevoerd, dan verschuiven de posten van nog uit te voeren naar uitgevoerd.
Zie hieronder.
Daarna kan doorgegaan worden met het doen van de 2e herinnering.
Als er geen gebruik wordt gemaakt van dit proces, maar men wil slechts één relatie een betalingsherinnering sturen, dan moet het aanmaanniveau handmatig worden gezet. Dit is gelijk aan de procedure voor het testen van een aanmaanbrief. Zie daarom de uitleg bij het testen van de aanmaanbrief Zie: Het testen van de aanmaanbrieven bij een debiteur
Kijk voor het testen van een individuele aanmaning bij Zie: Het testen van de aanmaanbrieven bij een debiteur