Aanmaanproces

Via het menupad: Boekhouding > aanmanen kunnen periodiek betalingsherinngeringen en aanmaningen per mail of per post naar de debiteuren verstuurd worden.

Stappenplan:

1. Inrichting van het aanmaanproces
   Voor het aanmaanproces dienen eerst de aanmaanstappen (niveau's) ingericht te worden.
   Het proces in standaard ingericht met 6 stappen  Zie voor de inrichting van deze stappen Zie: Instellingen boekhouding aanmaanniveau's
   
   1. 1e herinnering na de vervaldatum van de factuur.
      Deze wordt meestal per mail verstuurd.
   2. 2e herinnering na 14 dagen.
      Deze wordt meestal per mail verstuurd
   3. Aanmaning na 14 dagen.
      Deze wordt meestal per post verstuurd.
   4. In gebreke stelling na 14 dagen.
      Deze wordt per post verstuurd.
   5. Incassobureau na 14 dagen.
      Deze wordt per post verstuurd.
   6. Eind fase van het aanmaanproces.
      De vordering wordt uit handen gegeven of afgeboekt.
      
      
2. Het aanpassen van de template voor de aanmaanbrieven.
   Via het menupad: Systeem beheer > instellingen > afdrukformulieren (onder de kop algemeen) Zie: Afdrukformulier voor aanmaanbrieven staat een template die gebaseerd is op bovenstaande stappen. Deze template is meestal door AllUnited al aangepast met de eigen gegevens van de vereniging. Kies bij de afdrukformulier het formulier betalingsherinnering.
   Mocht deze template niet aanwezig zijn, dan kan een helpdeskticket ingediend worden met het verzoek deze template ook in het systeem van de vereniging te zetten.
   
   
3. Het testen van de aanmaanbrieven. Zie Zie: Het testen van de aanmaanbrieven bij een debiteur
   
   
4. Het daadwerkelijk aanmanen. Ook hiervoor zijn een aantal stappen nodig om dit goed te laten verlopen.
   
   1. Zorg dat alle bankmutaties zijn bijgewerkt tot de dag van het aanmanen, zodat alle betalingen zijn verwerkt.
   2. Voer evt. stap 1 van de automatische incasso uit.
      Dit voorkomt dat er posten meegaan in het aanmaanproces die nog geïncasseerd moeten worden.
   3. Bekijk daarna via het menupad: Boekhouding > debiteuren de openstaande debiteuren. Als hier negatieve bedragen staan, dan kunnen deze het beste vereffend worden met de openstaande facturen om misverstanden of onnodige aanmaningen te voorkomen.
      Het komt ook voor dat er een positief en negatief bedrag openstaan en er dus per saldo 0 wordt getoond.
      In dat geval de regel openen en in de debiteurenkaart de posten aanvinken en klikken op knop "Vereffenen".
   4. Daarna kunnen via het menupad: boekhouding > aanmanen de aanmaningen aangemaakt worden. Zie Zie: Boekhouding aanmanen