Boekhouding automatische incasso/betalingen

Via het menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden kunnen incasso- en betaalbestanden gemaakt worden

Via het menupad: boekhouding  > grootboekrekeningen kan het nummer van de grootboekrekening, die gekoppeld is aan de bankrekening, gewijzigd worden.
Dit is nodig als deze rekening nog niet is ingesteld voor het maken van een incasso of betaalbestand. Zie: Instellingen boekhouding grootboekrekeningen

1. Incasso's zijn altijd gebaseerd op uitgaande facturen en/of handmatige documenten.
2. Betaalbestanden zijn gebaseerd op inkoopfacturen, creditnota's en/of handmatige documenten.
   Het is dus ook mogelijk om een betaalbestand aan te maken voor verrichte bardiensten, trainersvergoedingen etc. Zie voor het aanmaken van een betaalbestand voor inkoopfacturen Zie: Betaling inkoopfactuur

Uitgangspunten incassoproces

• Incasso's in AllUnited zijn altijd gebaseerd op facturen. Zonder factuur geen incasso. Dit maakt het namelijk ook mogelijk om teruggetrokken incasso's goed te registreren. De factuur komt dan weer open te staan. 
• Indien op de relatiekaart de betaalwijze op automatische incasso staat gaat een factuur mee in het incasso proces.
• De vervaldatum op de factuur bepaalt of een factuur meegaat met de incasso. Ligt de vervaldatum in de toekomst, dan gaat deze niet mee.
  De vervaldatum kan gevonden worden op het debiteurenscherm van een relatie Zie: Debiteurenkaart
• Een geweigerde incasso wordt niet automatisch meegenomen in de volgende incasso. Een incasso kan geweigerd worden door verschillende oorzaken bijv. omdat een rekening geblokkeerd is voor incasso. Het heeft dan geen zin om de factuur in een volgende incasso weer mee te nemen.
  Om een geweigerde incasso weer mee te nemen in een volgende incassobatch moet het veld verwerkingsdatum leeggemaakt worden. Zie: Debiteurenkaart
• AllUnited adviseert om voordat de incasso wordt gestart de debiteurenlijst te controleren op negatieve bedragen. Het kan namelijk zijn dat een betaling op een factuur nog niet juist is verwerkt. Een openstaande factuur wordt altijd geïncasseerd ook al staan er betalingen tegenover. Via debiteurenbeheer moet er voor gezorgd worden dat de factuur en de betaling met elkaar verrekend worden. Zie: Vereffenen van posten en Zie: Debiteurenbeheer

Via het  menupad : boekhouding > incasso bestanden/betaalbestanden wordt onderstaand scherm getoond.

 

Het incassoproces bestaat uit een aantal stappen. Deze corresponderen met de blokken hierboven.

• Stap 1 is het aanmaken van de posten
• Het tweede blok geeft met knop Start, de mogelijkheid de aangemaakte posten te controleren.
• Stap 2 is het aanmaken van het incassobestand

Hieronder wordt het incasso proces besproken. Het betaalproces fungeert hetzelfde alleen worden dan andere vinkjes gezet in stap 1. De overige stappen zijn gelijk.

Om de incassoposten aan te maken, moeten de vinkjes bij debiteuren en incasso gezet worden. AllUnited maakt altijd gebruik van een eerste incasso. Dit betekent dat een incassobatch bij de bank 2 werkdagen nodig heeft om verwerkt te worden. De incasso/betaaldatum hierboven houdt rekening met deze werkdagen. De datum kan dus wel naar de toekomst geschoven worden, maar niet terug.

Als de incasso's zijn aangemaakt dan is in het tweede blok te zien hoeveel incasso's er zijn aangemaakt.

Door in bovenstaand blok op start te drukken worden de 9 posten die hierboven worden aangegeven getoond. Hier kan dus gecontroleerd worden of de juiste incassoposten zijn aangemaakt.
Onderstaand scherm wordt dan getoond.

 

Mocht een incasso in bovenstaand scherm niet meegenomen moeten worden in de incassobatc, dan moet de volledige lijst teruggedraaid worden met knop Storneren.
LET OP: Open van het betreffende relatienummer de debiteurenkaart en vul een datum in in veld 'Verwerkdatum'. Het systeem zal deze factuur dan niet meer opnemen in het incassobestand (ook niet in een volgende incassoronde). Moet incasso van deze post alléén maar op een latere datum worden uitgevoerd, vul dan een andere datum in in veld 'Vervaldatum' en niets in 'Verwerkdatum'.
Dit kan weer ongedaan gemaakt worden.  Zie het verwerken van een teruggetrokken incasso. Zie: Debiteurenbeheer

In dit scherm staat ook knop Storneren, waarmee aanmaak van de incassoposten teruggedraaid kan worden. Stap1 wordt dan ongedaan gemaakt.

Zijn alle posten juist dan kan het incassobestand worden aangemaakt. Dit kan in het volgende blok.

Posten die boven de afgesproken limieten met de bank uitgaan worden niet meegenomen. De limieten staan ingesteld bij de grootboekrekening die aan deze bankrekening is gekoppeld. Zie: Instellingen boekhouding grootboekrekeningen

Vink incasso aan en simuleren. Er zal nu een controle plaatsvinden en er wordt een testbestand aangemaakt. Zie onderstaand scherm.

Is de knop start bij stap 2 niet blauw maar zwart gekleurd, dan kan er geen bestand aangemaakt worden omdat de instellingen niet juist zijn. In de meeste gevallen is dan de boekperiode Zie: Instellingen boekhouding boekperioden gesloten.

 

Bovenaan het scherm worden foutmeldingen gegeven als bepaalde posten niet geïncasseerd kunnen worden of indien bepaalde limieten worden overschreden.
Zijn er geen fouten, dan wordt het testbestand aangemaakt. De link naar het bestand staat bovenin het scherm.
Klik daarop met de rechter muisknop en selecteer 'Link opslaan als'.
Zo controleer je of het testbestand kan worden opgeslagen op de eigen computer en weer teruggevonden kan worden om op te laden bij de bank.

Worden er bovenaan in het scherm geen foutmeldingen gegeven dan kan dit proces nog een keer doorgevoerd worden zonder het vinkje simuleren.
Dan wordt het echte incassobestand aangemaakt. Download dit bestand op de eigen computer en laadt het dezelfde dag op bij de bank.

In bovenstaand scherm is te zien dat de posten zijn "verhuisd" van "nog niet geïncasseerde/betaalde posten" naar "nog niet vereffende posten".

Op het moment dat het bankafschrift wordt verwerkt waarop deze incassobatch staat wordt deze post weer tegengeboekt en staat alles weer op nul.

Dus blijven er hier incassoposten open staan, dan kan het zijn dat deze niet naar de bank zijn verstuurd, of dat de bank deze heeft geweigerd.

 

Het incassoproces is alleen mogelijk als de grootboekrekening die gekoppeld is aan de bankrekening goed staat ingesteld. Zie: Boekhouding grootboekrekeningen